Starszy specjalista/Starsza specjalistka pionu wsparcia ds. zamówień publicznych i umów przy realizacji projektów: „Rozwój infrastruktury badawczej w innowacyjnych obszarach technologii farmaceutycznych i niskoemisyjnych w ramach Łukasiewicz–IChP – Kampus Mościcki” oraz „Centrum Technologii Wytwarzania API – Kampus Mościcki II”, projekty realizowane w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO), na czas realizacji projektu maksymalnie do 31-12-2025 r. – 2 etaty

1. Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez Instytut, dotyczących realizacji projektu.
2. Bieżąca współpraca z Kierownikiem i Koordynatorem projektu.
3. Bieżąca współpraca z członkami zespołu projektowego biorącymi udział w przygotowywaniu postępowań przetargowych.
4. Terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami dokumentowanie prowadzonych procedur przetargowych.
5. Prawidłowe sporządzanie dokumentacji związanej z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Prawidłowe i terminowe przygotowywanie projektów materiałów przetargowych w zakresie formalno-prawnym, w tym Specyfikacji Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, dla postępowań o wartości powyżej kwoty, po przekroczeniu której istnieje obowiązek stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.
7. Prawidłowe i terminowe przygotowywanie projektów materiałów przetargowych w zakresie formalno-prawnym, dla postępowań o wartości poniżej kwoty, po przekroczeniu której istnieje obowiązek stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.
8. Przygotowywanie bieżącej korespondencji z uczestnikami postępowań przetargowych, w szczególności sporządzanie projektów pism dotyczących:

• odpowiedzi na pytania wykonawców w trakcie procedury o udzielnie zamówienia publicznego,
• przekazania informacji o przesunięciu terminu składnia i otwarcia ofert,
• informacji o kwocie, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• przekazywania informacji z otwarcia ofert,
• wezwań do wykonawców o wyjaśnienie czy ich oferta zawiera rażąco niską cenę,
• informowania o dokonaniu poprawy omyłek w treści ofert,
• wezwań skierowanych do wykonawców w sprawie złożenia wyjaśnień, uzupełnień ofert itp.,
• wezwania wykonawców do złożenia dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzających niepodleganie wykluczeniu z postępowania,
• występowania do wykonawców z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą,
• informowania wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty bądź unieważnieniu postępowania,
• informowania wykonawców o odrzuceniu ofert lub wykluczeniu wykonawców,
• informowania wykonawców o wniesieniu odwołania,
• zaproszenia do zawarcia umowy, w tym wszelkich pism dotyczących treści umowy wraz z załącznikami oraz dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
• informowanie wykonawców o zwrocie wadium,
• prowadzenie korespondencji nie wymienionej wyżej a niezbędnej do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

• Odbieranie odpadów z laboratoriów na terenie Instytutu, transport do magazynu czasowego składowania odpadów (doraźna praca fizyczna)
• Przygotowywanie zleceń dla firmy odbierającej odpady, wystawianie kart przekazania odpadów, kart ewidencji.

• analizy fizyko-chemiczne i instrumentalne, surowców, materiałów pomocniczych, substancji czynnych i produktów leczniczych w ramach prac badawczych i w kontroli jakości
• obsługa aparatury pomiarowej
• opracowywanie wyników analiz i prowadzenie dokumentacji z prowadzonych prac
• opracowywanie, wdrażanie, walidacja i transfer metod analitycznych
• opracowywanie i prowadzenie dokumentacji zgodnie z wdrożonymi systemami zarządzania jakością
• wykonywanie czynności związanych z kalibracją laboratoryjnych urządzeń pomiarowych.

• Analizy fizyko-chemiczne i instrumentalne w kontroli jakości produktów leczniczych, surowców i materiałów pomocniczych w ramach prac badawczych i w kontroli jakości.
• Obsługa aparatury pomiarowej.
• Opracowywanie wyników analiz i prowadzenie dokumentacji z prowadzonych prac.
• Praca w systemach jakości GMP.

Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. budowlanych w ramach projektu KPO pn.: „Rozwój infrastruktury badawczej w innowacyjnych obszarach technologii farmaceutycznych i niskoemisyjnych w ramach Łukasiewicz–IChP – Kampus Mościcki” i „Centrum Technologii Wytwarzania API – Kampus Mościcki II”

• Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez Instytut, dotyczących realizacji projektu.
• Stosowanie się do istniejących w Instytucie procedur i zarządzeń itp.
• Weryfikacja umów podwykonawczych oraz przygotowanie akceptacji lub sprzeciwów do tych umów.
• Weryfikacja rozliczeń wykonawcy z podwykonawcami.
• Weryfikacje protokołów związanych ze zmianami w realizowanych robotach.
• Opracowanie aneksów do umów o roboty budowlane.
• Monitorowanie postępu realizacji zadań inwestycyjnych zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją projektową i harmonogramem realizacji projektu.
• Udział w rozliczaniu zadań inwestycyjnych na podstawie harmonogramu realizacji projektu.
• Udział w rozliczeniu rzeczowym projektu.
• Udział w odbiorach częściowych/zaawansowania i końcowych robót budowlanych.
• Nadzór nad kompletowaniem dokumentacji technicznej, projektowej powykonawczej i podlegającej kontroli przez Instytucję Pośredniczącą.
• Bezpośrednia współpraca ze wszystkimi członkami Zespołu Projektowego.
• Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez Instytut, dotyczących realizacji Projektu.

Główny specjalista / Główna specjalistka ds. rozliczeń projektów w ramach KPO pn. „Rozwój infrastruktury badawczej w innowacyjnych obszarach technologii farmaceuycznych i niskoemisyjnych w ramach Łukasiewicz – IChP – Kampus Mościcki” i „Centrum Technologii Wytwarzania API – Kampus Mościcki II”

• Współpraca z opiekunem OPI w zakresie realizacji projektów
• Przygotowywanie opisów dokumentów finansowo-księgowych dotyczących projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu
• Przygotowywanie wniosków o płatności i składanie ich w CST2021 z zachowaniem obowiązujących terminów
• Zamieszczanie w CST2021 korespondencji i innej wymaganej dokumentacji
• Stosowanie się do obowiązujących w Instytucie procedur, zarządzeń itp.
• Sporządzanie kwartalnych oddelegowani oraz miesięcznych kart czasu pracy
• Bezpośrednia współpraca ze wszystkimi członkami Zespołu Projektowego dla dwóch projektów.

• Utrzymanie czystości na terenie zewnętrznym (koszenie trawy, pielęgnacja zieleni, grabienie, zamiatanie, odśnieżanie, odbieranie śmieci z budynków, utrzymanie czystości przy kontenerach, obsługa i prowadzenie traktora, dbanie o powierzony sprzęt).

min. 0,5 etatu

• Zarządzanie Projektem pt. Opracowanie innowacyjnej technologii wytwarzania produktu leczniczego stosowanego w leczeniu stwardnienia rozsianego realizowanego w ramach Umowa o dofinansowanie nr FENG.01.01-IP.01-005N/23-00 (NCBR) zgodnie z Umową o dofinansowanie i wewnętrznymi dokumentami obowiązującymi w Instytucie, w tym Regulaminem Zarządzania Projektami (budżet Projektu ok. 40 mln zł, zakończenie Projektu 31.12.2029).
• Planowanie działalności objętej Projektem, koordynowanie jego realizacji oraz kontrola realizacji poszczególnych Zadań i osiąganie założonych celów projektowych, efektów, wskaźników.
• Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem planów Projektu, w tym plany ryzyka i innych niezbędnych dokumentów.
• Wnioskowanie o przygotowanie umów i zleceń na wykonanie prac objętych Projektem w ramach usług obcych.
• Ustalanie zadań i wydawanie poleceń uczestnikom Projektu, wynikających z zakresie przydzielonych im obowiązków w ramach Projektu oraz zadań przewidzianych Projektem.
• Zapewnienie wysokiej jakości realizacji zadań przez uczestników Projektu oraz podejmowanie działań korygujących w przypadku naruszenia przyjętych standardów.
• Zapewnienie terminowości realizacji zadań w ramach Projektu oraz gotowości jego uczestników do wykonywania prac związanych z procesem jego zakończenia.
• Monitorowanie przebiegu prac w ramach Projektu oraz ich zgodność z harmonogramem rzeczowo-finansowym.
• Przestrzeganie budżetu Projektu i akceptowanie wydatków pod kątem zgodności z Umową i zasadności.
• Przestrzeganie zasad i obowiązków przyjętych w Instytucie i określonych w odrębnych przepisach prawa i Regulaminie Organizacyjnym obowiązującym w Instytucie.
• Odpowiedzialność za osiągnięcie celów Projektu, w tym prowadzenie czynności kontroli funkcjonalnej i nadzoru oraz ich dokumentowanie.
• Współpraca z Opiekunem wewnętrznym Projektu z Działu Sprzedaży w zakresie wszystkich czynności niezbędnych to bieżącego rozliczania Projektu z jednostką pośrednicząca.
• Nadzór nad terminowym raportowaniem wyników badań Projektu w Dzienniku elektronicznym udostępnionym uczestnikom Projektu.
• Współpraca z innymi instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz oraz Centrum Łukasiewicz w szczególności w zakresie związanych z realizowanym Projektem.

• Odbieranie odpadów z laboratoriów na terenie Instytutu,
• Transport do magazynu czasowego składowania odpadów (doraźna praca fizyczna)
• Przygotowywanie zleceń dla firmy odbierającej odpady
• Wystawianie kart przekazania odpadów, kart ewidencji

• Opracowanie dokumentacji rejestracyjnej dla substancji czynnej (ASMF), produktu leczniczego, badanego produktu leczniczego (IMPD).
• Przygotowywanie i składanie wniosków o zmiany porejestracyjne dokumentacji będącej podstawą wydania pozwolenia na dopuszczenie do obrotu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 12 maja 2014 r. w sprawie dokonywania zmian w pozwoleniu i dokumentacji dotyczącej wprowadzenia do obrotu produktu leczniczego (Dz. U. z 2014 r. poz. 679).
• Przygotowywanie i składanie wniosków do EDQM o wydanie CEP, zmiany porejestracyjne w CEP,
• Przygotowywanie i składanie dokumentacji rejestracyjnej do agencji leków w ramach rejestrację i zmian porejestracyjnych dotyczących ASMF,
• Reprezentowanie Instytutu w kontaktach z URPLWMiPB, EDQM, agencjami leków zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami,
• Prowadzenie bieżącej współpracy z kontrahentami, URPLWMiPB, EDQM, agencjami leków w celu konsultowania i monitorowania zaawansowania toczących się procesów rejestracyjnych,
• Nadzór nad dokumentacją rejestracyjną w Instytucie (prowadzenie spisów, rejestrów, baz danych),
• Monitorowanie zmian w regulacjach prawnych oraz wytycznych dotyczących substancji czynnych i produktów leczniczych,
• Ocena dokumentacji rejestracyjnej kontrahenta,
• Przygotowanie danych do Przeglądu Jakości Produktów,
• Udział w procesie kontroli zmian poprzez wystawianie, opiniowanie i koordynację Wniosków o zmianę,
• Udział w szkoleniach z zakresu rejestracji leków i systemu zapewnienia jakości.

Wymiar etatu – minimum 0,5 etatu

• Zarządzanie Projektem pt. Opracowanie innowacyjnej technologii wytwarzania produktu leczniczego stosowanego w leczeniu stwardnienia rozsianego realizowanego w ramach Umowa o dofinansowanie nr FENG.01.01-IP.01-005N/23-00 (NCBR) zgodnie z Umową o dofinansowanie i wewnętrznymi dokumentami obowiązującymi w Instytucie, w tym Regulaminem Zarządzania Projektami (budżet Projektu ok. 40 mln zł, zakończenie Projektu 31.12.2029).
• Planowanie działalności objętej Projektem, koordynowanie jego realizacji oraz kontrola realizacji poszczególnych Zadań i osiąganie założonych celów projektowych, efektów, wskaźników.
• Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem planów Projektu, w tym plany ryzyka i innych niezbędnych dokumentów.
• Wnioskowanie o przygotowanie umów i zleceń na wykonanie prac objętych Projektem w ramach usług obcych.
• Ustalanie zadań i wydawanie poleceń uczestnikom Projektu, wynikających z zakresie przydzielonych im obowiązków w ramach Projektu oraz zadań przewidzianych Projektem.
• Zapewnienie wysokiej jakości realizacji zadań przez uczestników Projektu oraz podejmowanie działań korygujących w przypadku naruszenia przyjętych standardów.
• Zapewnienie terminowości realizacji zadań w ramach Projektu oraz gotowości jego uczestników do wykonywania prac związanych z procesem jego zakończenia.
• Monitorowanie przebiegu prac w ramach Projektu oraz ich zgodność z harmonogramem rzeczowo-finansowym.
• Przestrzeganie budżetu Projektu i akceptowanie wydatków pod kątem zgodności z Umową i zasadności.
• Przestrzeganie zasad i obowiązków przyjętych w Instytucie i określonych w odrębnych przepisach prawa i Regulaminie Organizacyjnym obowiązującym w Instytucie.
• Odpowiedzialność za osiągnięcie celów Projektu, w tym prowadzenie czynności kontroli funkcjonalnej i nadzoru oraz ich dokumentowanie.
• Współpraca z Opiekunem wewnętrznym Projektu z Działu Sprzedaży w zakresie wszystkich czynności niezbędnych to bieżącego rozliczania Projektu z jednostką pośrednicząca.
• Nadzór nad terminowym raportowaniem wyników badań Projektu w Dzienniku elektronicznym udostępnionym uczestnikom Projektu.
• Współpraca z innymi instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz oraz Centrum Łukasiewicz w szczególności w zakresie związanych z realizowanym Projektem.

• Analiza umów najmu i pozostałych dokumentów związanych z nieruchomościami pod kątem wystawiania faktur i raportowania
• Wystawianie faktur najemcom
• Waloryzowanie stawek czynszów najmu
• Weryfikowanie sald najemców
• Prowadzenie spraw związanych ze zwracaniem kaucji
• Prowadzenie rozliczeń z najemcami dotyczących wykonanych robót budowlanych
• Wprowadzanie danych z umów najmu do rejestrów
• Rejestrowanie wypowiedzeń umów najmu
• Prowadzenie dokumentacji i zestawień dotyczących zawartych umów najmu
• Przygotowywanie raportów miesięcznych/kwartalnych/ad-hoc
• Przygotowywanie korespondencji w sprawach związanych z najmem
• Przygotowywanie projektów umów najmu, aneksów i porozumień.

Główny Specjalista/ Główna Specjalistka ds. budowlanych w ramach projektu KPO pn.: „Rozwój infrastruktury badawczej w innowacyjnych obszarach technologii farmaceutycznych i niskoemisyjnych w ramach Łukasiewicz–IChP – Kampus Mościcki” i „Centrum Technologii Wytwarzania API – Kampus Mościcki II”

• Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez Instytut, dotyczących realizacji projektu.
• Stosowanie się do istniejących w Instytucie procedur i zarządzeń itp.
• Weryfikacja dokumentacji projektowej i kosztorysowej opracowywanej przez biura projektowe.
• Koordynacja procesu pytań wykonawcy i odpowiedzi projektantów i użytkowników.
• weryfikacja umów podwykonawczych oraz przygotowanie akceptacji lub sprzeciwów do tych umów.
• Weryfikacja rozliczeń wykonawcy z podwykonawcami.
• Koordynowanie pracy inspektorów nadzoru: branży sanitarnej, budowlanej, elektrycznej i teletechnicznej.
• Monitorowanie postępu realizacji zadań inwestycyjnych zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją projektową i harmonogramem realizacji projektu.
• Udział w rozliczaniu zadań inwestycyjnych na podstawie harmonogramu realizacji projektu.
• Udział w rozliczeniu rzeczowym projektu.
• Organizowanie i protokołowanie spotkań roboczych dotyczących kontroli postępów i prawidłowości prowadzonych prac.
• Udział w odbiorach częściowych/zaawansowania i końcowych robót budowlanych.
• Nadzór nad wnioskami materiałowymi Wykonawcy dotyczącymi materiałów budowlanych i instalacyjnych, urządzeń jakie mają być wbudowane zgodnie z dokumentacja projektową.
• Nadzór nad kompletowaniem dokumentacji technicznej, projektowej powykonawczej i podlegającej kontroli przez Instytucję Pośredniczącą.
• Bezpośrednia współpraca ze wszystkimi członkami Zespołu Projektowego.
• Uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez Instytut, dotyczących realizacji Projektu.